【2024年開始！】電子帳簿保存法の改正②

　2023年10月からインボイス制度が開始し、実務に追われている方も多いのではないでしょうか。

　特に今回の改正のポイントして、「電子取引」が行われる際には、取引情報を電子データとして保存しなければならないというのが、この制度の抑えておくべき部分です。

　つまり、今までであれば電子取引で受渡しした書類関係について、同じように紙で保存することは認められず、データでの保存を要求されることになります。

　今回は、この度の改正で最も重要な電子取引の部分の改正についてお話をいたします。

そもそも電子取引とは？

電子取引というと何を指すのでしょうか。以下が主要なカテゴリです。

・EDI取引：取引データ変換システムを利用した電子データの交換。

・オンライン取引：インターネットを使った取引。

・電子メール取引：メールでの情報の受け渡し。

・ウェブサイトを通じた取引情報の交換。

具体例としては、電子請求書や領収書の受け渡し、クラウドサービスを通じた取引情報の共有、クレジットカードの利用明細データの取得やペーパレスなFAX取引などが挙げられます。

データを電子形式で保存する際の基本要件には、次の２大ポイントがあります。

取引データは検索・表示が可能でなければならず、特に取引日、金額、取引先に基づく検索、範囲指定検索、複数の記録項目を組み合わせた検索が要求されます。

データの信頼性を確保するため、改ざんを防ぐ措置が必要です。

タイムスタンプの付与、訂正・削除の記録、または訂正・削除不可のシステムの利用、事務処理規定の整備などの措置が考えられます。

実務的には、事務処理規程を整備することが一般的かと思われます。

以下は、国税庁の事務処理規程サンプルです。

近年のデジタル化の波に乗り、電子取引は日常の一部となっています。

それに伴い、適切なデータの管理と保存が求められるようになりました。

この制度は、取引の透明性と信頼性を高めるためのものであり、ビジネスを行う上での重要なポイントとなっています。

自社においても、電子取引の書類保存をスムーズに行えるように、早めの対応が求められます。

まずは自社の電子取引の棚卸を行い、保存方法を決定し、従業員に周知徹底をして、もれなく運用を行う必要があるでしょう。